ข่าวไอที : วิธีใช้เทคโนโลยี AI ใน PowerPoint ของ Office 365

จากการศึกษาของ Harvard Business Review พบว่า การทำโครงการที่เกี่ยวกับ Artificial Intelligence (AI) นั้นถ้าตั้งเป้าไว้หรูหราท้าทายเกินไป โอกาสเจ๊งมีสูงมากเมื่อเทียบกับโครงการที่หวังผลชัดเจน มีเป้าหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานปัจจุบัน งานที่มีอยู่แล้ว ถ้าเราเอา AI เข้ามาช่วยให้งานทำได้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น หรือลดความผิดพลาดได้เราก็เห็นประโยชน์ของมันได้ทันที และยืนหนึ่งในเรื่องการเก็บเป้าหมายเล็ก ๆ แต่ชัดเจนแบบนี้ ไม่มีใครเด่นไปกว่าทีมของ Microsoft 

ตั้งแต่ซอฟต์แวร์ทั้งหลายเปลี่ยนมาใช้ สิทธิ์การใช้งานแบบการจ่ายรายเดือน รายปี (Subscription) ทำให้การอัปเดทซอฟต์แวร์ทำได้ง่ายขึ้นและทำโดยที่ผู้ใช้ไม่ค่อยจะรู้ตัวเหมือนเมื่อก่อน ค่ายยักษ์ใหญ่อย่าง Microsoft ปรับตัวมาใช้ระบบนี้ตอนเปิดตัว Office 365 ที่ให้ผู้ใช้สามารถทำงานด้วยโปรแกรมที่เราคุ้นเคย ทั้ง Word, Excel และ PowerPoint บนเดสก์ท็อป และเชื่อมต่อกับระบบคลาวด์ซึ่งช่วยให้เราสามารถทำงานร่วมกันบนไฟล์ในเวลาจริง ได้รับฟีเจอร์และการปรับปรุงความปลอดภัยล่าสุดตลอดเวลา บางทีถ้าไม่สังเกตก็จะไม่รู้เลยว่าโปรแกรมสำนักงานนี้เขาแอบอัพเดทความสามารถของมันเรื่อย ๆ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาทาง Microsoft ก็มีการเพิ่มความสามารถด้าน AI ให้กับโปรแกรมต่าง ๆ ใน Office 365 ที่ดูจะโดดเด่นกว่าใครเพื่อนคือการพาวเวอร์อัพให้กับ PowerPoint , Excel และ Word

บทความนี้เรามาดูกันว่าความสามารถใหม่ ๆ ใน PowerPoint กันก่อนว่ามีอะไรบ้าง หลายฟีเจอร์ที่เพิ่มเติมนี้เกิดขึ้นได้จากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีการเรียนรู้ของเครื่อง (Machine Learning) ที่ช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดูเป็นมืออาชีพกว่าเดิมด้วยเวลาที่น้อยลง และที่สำคัญคือเราสามารถเรียนรู้จากฟีเจอร์เหล่านี้เพื่อพัฒนาศักยภาพของเราเองได้ด้วย

AI เป็นนักออกแบบ (Designer)

เมื่อประมาณปี ค.ศ. 2015 (พ.ศ. 2558) PowerPoint แถมนักออกแบบมากับโปรแกรมเขาด้วยเลยครับ หลายคนอาจจะคิดถึง AI รุ่นบุกเบิกของไอย่าง Clippy ที่พูดเยอะ ๆ และชอบโผล่มาในเวลาที่ไม่จำเป็น ทำเอาผู้ใช้ส่วนใหญ่ขยาด AI หรือ Virtual Assistant รุ่นบุกเบิกของ Microsoft ไปเลย แต่ไม่ต้องกลัวว่านักออกแบบ (Designer) ของทาง PowerPoint จะโผล่พรวดมาแบบไม่ถูกที่ถูกทางเหมือน Clippy นะครับ เขาจะเข้ามาก็ต่อเมื่อเราเริ่มทำงานที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบสไลด์ วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะขอความช่วยเหลือจาก Designer คือการแทรกรูปลงบนสไลด์ เท่านั้นละครับคุณ Designer จะโผล่มาช่วยดีไซน์การวางรูปและข้อความให้เราทันที อีกวิธีที่จะขอความช่วยเหลือจาก Designer คือการพิมพ์ข้อความลงในสไลด์เลยครับ แล้วเรียกขอความช่วยเหลือโดยการกด “Design Ideas” จาก Home Ribbon ซึ่ง Designer จะวิเคราะห์ประโยคที่เราพิมพ์

AI เป็นโค้ชสอนพูด (Presenter Coach)

ประมาณปี ค.ศ. 2019 (พ.ศ. 2562) ทีม PowerPoint ประกาศว่าได้เพิ่มความสามารถใหม่ที่ชื่อว่า “Presenter Coach” โดยมีเป้าหมายที่จะช่วยให้คนทั่วไปได้ฝึกการพูดในที่สาธารณะ ขจัดความกลัวในการนำเสนองาน ช่วยแนะนำวิธีการพูดที่น่าฟังมากขึ้น ขอแค่มีไมโครโฟนและอินเตอร์เน็ตก็สามารถเรียกใช้โค้ชสอนพูดได้แล้ว การเรียกใช้งานโค้ชนั้นง่ายมากครับ แต่ไปที่ “เมนู Slide Show” และมองหา “Rehearse Group” ก็จะเห็น “ตัวเลือก Rehearse with Coach”

AI ไม่ใช่ศัตรู แต่เป็นคู่คิด

ความสามารถจาก AI ใน PowerPoint ทำให้เราเห็นว่า AI เฉพาะทางอย่าง Designer นั้นสามารถช่วยคนที่ไม่ถนัดด้านการออกแบบมีความมั่นใจเพิ่มขึ้น และ Presenter Coach ก็ช่วยให้คนที่อยากฝึกฝนตัวเองให้นำเสนองานได้ดีขึ้น เป็นมืออาชีพมากขึ้นทำได้โดยไม่ต้องเสียเงินจ้างโค้ชฝึกพูดเลย

จากที่เกริ่นไว้ตอนต้นว่างาน AI ที่จะประสบความสำเร็จต้องมีเป้าหมายชัดเจน เน้นสนับสนุนงานที่มีอยู่แล้วให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เราจะเห็นว่าการพัฒนา AI ใน Office 365 ของ Microsoft นั้นยึดแนวทางนี้เป็นหลักเลยก็ว่าได้ ส่วนตัวแล้วผมมองว่านี้คือมุมมองที่เราควรยืดถือเมื่อมองไปในอนาคตที่มนุษย์และปัญญาประดิษฐ์จะต้องทำงานร่วมกันและเรียนรู้ซึ่งกันและกัน

พูดอีกอย่างคือ เราต้องปล่อยงานบางอย่างให้ AI ทำ เพื่อเอาเวลาเหล่านั้นมาพัฒนาทักษะอื่น ๆ ที่เป็นประโยชน์นั่นเอง